规不规范，合同说了算

劳动合同是确立劳动关系、明确双方权利义务的核心法律文件，也是企业用工管理中最易出现合规风险的环节。许多中小企业因劳动合同管理不规范，在劳动争议中面临败诉风险，承担不必要的经济损失。本文将从实务角度出发，为企业系统梳理劳动合同管理中的合规风险点及防范策略。

一、劳动合同内容的合规性

1. 是否清楚知道劳动合同不能限制劳动者的休息休假权等法定权益？

风险诊断：部分企业在劳动合同中设置"自愿放弃年休假"、"加班不支付加班费"等条款，试图通过约定排除法定权益。

不良后果：此类条款因违反法律强制性规定而无效，企业仍需承担支付加班费、未休年假工资等法律责任，同时可能面临行政处罚。

法条规定：《劳动合同法》第二十六条规定，违反法律、行政法规强制性规定的劳动合同条款无效。北京三中院在2025年发布的多起典型案例中均明确，用人单位不得以规章制度限制劳动者法定休假权。

SMART原则修复建议：

• 明确性：在劳动合同中明确列出法定休息休假种类及标准，不使用模糊或排除性表述。

• 可衡量性：建立休假审批流程表，记录各类休假的申请、审批及执行情况。

• 可实现性：在人力资源系统中设置休假提醒功能，确保制度落地。

• 相关性：条款内容应符合岗位特点，对不同岗位设置针对性安排。

• 时限性：每年年初更新年休假安排计划，确保员工及时安排休假。

2. 有无根据企业及劳动者的实际情况制定劳动合同文本？

风险诊断：许多企业直接使用通用合同模板，未结合自身行业特点、岗位需求进行定制化修改。

不良后果：合同条款与实际用工情况不匹配，在劳动争议中难以发挥约束作用；缺乏针对性条款导致管理依据不足。

法条规定：《劳动合同法》第十七条要求劳动合同必须具备工作内容、工作地点、劳动报酬等必备条款。

SMART原则修复建议：

• 明确性：制定不同岗位类别的合同补充条款，如技术岗的保密协议、销售岗的业绩要求。

• 可衡量性：合同条款中量化考核标准，如业绩指标、出勤率等。

• 可实现性：每半年审查一次合同条款的适用性，根据业务变化调整。

• 相关性：条款内容应与岗位职责和行业特性紧密相关。

• 时限性：新岗位设立后一个月内完成专属合同条款设计。

二、劳动合同签订的关键环节

1. 签订、续订劳动合同时是否要求劳动者签收劳动合同文本并在签署后限期交还公司盖章？

风险诊断：合同签订流程不规范，员工签字后未及时收回盖章，或合同文本未交付劳动者。

不良后果：合同未完成盖章程序可能影响法律效力；未向劳动者交付合同文本，企业将面临行政处罚风险。

法条规定：《劳动合同法》第八十一条规定，用人单位未将劳动合同文本交付劳动者的，由劳动行政部门责令改正；给劳动者造成损害的，应当承担赔偿责任。

SMART原则修复建议：

• 明确性：制定合同签订流程规范，明确签约、交还、交付的时限和责任。

• 可衡量性：建立合同签收台账，记录每份合同的流转过程。

• 可实现性：在入职手续中设置合同签订专门环节，现场完成双方签署。

• 相关性：流程设计应考虑不同工作地点的实际情况，如远程员工的电子签约。

• 时限性：规定员工在签署后3个工作日内交还合同，公司在7个工作日内完成盖章并交付。

2. 是否在劳动合同中约定了通讯方式、送达方式、紧急情况联系人？

风险诊断：多数中小企业合同模板缺乏有效的送达地址条款，导致在员工失联时无法有效送达法律文书。

不良后果：仲裁、诉讼文书无法送达，程序拖延；解除劳动合同通知无法送达，劳动关系状态不确定。

法条规定：《劳动合同法》强调合同应具备双方基本信息，但未明确要求约定送达地址。

SMART原则修复建议：

• 明确性：在合同中单独设置送达条款，明确各类文书的送达地址和方式。

• 可衡量性：要求员工签字确认送达地址，并承诺地址变更的书面通知义务。

• 可实现性：入职时收集员工紧急联系人信息并核实。

• 相关性：条款设计应涵盖日常管理和劳动争议各种场景。

• 时限性：每年度核查一次员工通讯信息，及时更新。

3. 是否清楚什么情况下应当与员工签订无固定期限劳动合同？

风险诊断：企业对签订无固定期限劳动合同的条件和时机认识不清，往往在劳动争议中被动应对。

不良后果：应当订立而未订立无固定期限劳动合同，需支付二倍工资；违法终止后可能被强制恢复劳动关系。

法条规定：《劳动合同法》第十四条规定，连续订立二次固定期限劳动合同，且劳动者没有本法第三十九条和第四十条第（一）项、第（二）项规定的情形，续订时应订立无固定期限劳动合同。

SMART原则修复建议：

• 明确性：建立员工合同期限管理台账，自动标注可能符合无固定期限条件的员工。

• 可衡量性：在合同到期前60天启动评估流程，明确是否符合签订条件。

• 可实现性：制定无固定期限劳动合同评估清单，规范评估流程。

• 相关性：评估需结合员工绩效表现和公司发展需求。

• 时限性：在合同到期前30天完成评估决策，避免超期。

三、劳动合同履行过程中的风险管控

1. 劳动合同实际履行与劳动合同约定不一致时是否有签订变更协议？

风险诊断：实际工作安排与合同约定不符时，企业通常以口头方式变更，未签订书面变更协议。

不良后果：员工可要求按原合同约定执行；单方变更可能被认定为未按约定提供劳动条件，员工可解除合同并要求经济补偿。

法条规定：《劳动合同法》第三十五条规定，变更劳动合同内容，应当采用书面形式。

SMART原则修复建议：

• 明确性：制定劳动合同变更事项目录，明确哪些变更需签订协议。

• 可衡量性：建立变更协议签署率考核，纳入HR绩效指标。

• 可实现性：开发电子化合同变更系统，简化签署流程。

• 相关性：变更协议应充分说明变更原因和依据。

• 时限性：在实际变更发生前5个工作日完成变更协议签署。

2. 进行岗位调整和薪酬调整时是否与员工协商并签订变更协议？

风险诊断：企业单方面调整岗位或薪酬，未履行协商程序，仅以通知方式告知员工。

不良后果：调整行为无效，需恢复原岗位薪酬；被认定为单方变更合同，员工可要求解除合同并支付经济补偿。

法条规定：《劳动合同法》第三十五条强调变更劳动合同应当遵循协商一致原则。

SMART原则修复建议：

• 明确性：制定岗位薪酬调整管理办法，明确调整条件、程序和标准。

• 可衡量性：设置调整方案通过率指标，确保方案合理可行。

• 可实现性：设计多套调整方案，增加协商成功可能性。

• 相关性：调整理由应与企业发展需求和员工能力匹配。

• 时限性：调整决定后10个工作日内完成协商和协议签署。

3. 认定员工不能胜任工作是否有明确的考核依据？

风险诊断："不能胜任工作"的认定标准模糊，缺乏客观考核依据，多以主观评价为主。

不良后果：以不能胜任为由解除劳动合同缺乏依据，被认定为违法解除，需支付赔偿金。

法条规定：《劳动合同法》第四十条规定，劳动者不能胜任工作，经过培训或者调整工作岗位，仍不能胜任工作的，用人单位可解除劳动合同。

SMART原则修复建议：

• 明确性：在劳动合同或规章制度中量化胜任工作的具体标准。

• 可衡量性：建立绩效考核指标体系，设置合理权重和评分标准。

• 可实现性：考核标准应在员工合理能力范围内可达。

• 相关性：考核指标应与岗位核心职责紧密相关。

• 时限性：实施定期考核，如季度或半年度评估。

四、劳动合同续签与终止管理

1. 是否在劳动合同期满前完成续订工作？

风险诊断：合同到期后未及时续签，形成事实劳动关系，或到期后才开始考虑续签事宜。

不良后果：事实劳动关系期间超过一个月未续签，需支付二倍工资；连续订立二次固定期限劳动合同后，员工有权要求订立无固定期限劳动合同。

法条规定：《劳动合同法》第八十二条规定，用人单位自用工之日起超过一个月不满一年未订立书面劳动合同的，应当向劳动者每月支付二倍的工资。

SMART原则修复建议：

• 明确性：建立劳动合同到期预警机制，提前设定续签评估时间点。

• 可衡量性：设定续签流程完成率作为HR绩效考核指标。

• 可实现性：合同续签评估应在到期前45天启动，留出充足时间。

• 相关性：续签决策应结合员工绩效表现和业务发展需求。

• 时限性：确保在劳动合同期满前完成续签或终止手续。

2. 员工不胜任工作时是否进行再次培训或调整新的岗位？

风险诊断：认定员工不胜任后直接解除劳动合同，未履行培训或调岗的法定前置程序。

不良后果：解除程序违法，需支付赔偿金；仲裁败诉风险极高。

法条规定：《劳动合同法》第四十条明确规定，员工不胜任工作，需经过培训或调整工作岗位后仍不胜任，方可解除合同。

SMART原则修复建议：

• 明确性：制定不胜任工作处理流程，明确培训/调岗的选择标准和实施方式。

• 可衡量性：设计培训效果评估表和调岗适应期考核表。

• 可实现性：培训内容应针对不胜任事项，调岗应考虑员工专业背景。

• 相关性：培训或调岗安排应以帮助员工改善绩效为目标。

• 时限性：认定不胜任后15个工作日内启动培训或调岗程序。

五、配套制度与文书管理

1. 规章制度是否结合劳动合同条款进行制定？

风险诊断：规章制度与劳动合同条款存在冲突或脱节，未能形成有机统一的管理体系。

不良后果：制度执行缺乏合同依据；条款冲突时可能按对员工有利的解释执行。

法条规定：《劳动合同法》第四条要求规章制度需经过民主程序制定并公示。

SMART原则修复建议：

• 明确性：建立制度与合同条款关联表，确保内容一致。

• 可衡量性：新制度发布前进行合规审查，评估与现有合同的协调性。

• 可实现性：在合同中设置规章制度衔接条款，明确规章制度为合同附件。

• 相关性：制度内容应覆盖合同履行各环节。

• 时限性：合同修订时同步更新相关制度，确保同步实施。

2. 劳动合同经双方签字盖章后有无交付一份劳动合同文本给劳动者？

风险诊断：合同签署后企业保管全部原件，未向劳动者交付合同文本。

不良后果：行政处罚风险；劳动者可主张未签订劳动合同的二倍工资；发生争议时举证困难。

法条规定：《劳动合同法》第八十一条明确规定，用人单位未将劳动合同文本交付劳动者的，由劳动行政部门责令改正；给劳动者造成损害的，应当承担赔偿责任。

SMART原则修复建议：

• 明确性：在合同签署流程中设置文本交付环节，并保留交付凭证。

• 可衡量性：建立合同交付登记制度，要求员工签收。

• 可实现性：采用一式两份的合同编制方式，确保双方各持一份。

• 相关性：交付凭证应与合同归档同步管理。

• 时限性：合同盖章完成后7个工作日内完成交付并留存交付证明。