招人用人第一步，合规管理莫疏忽

招聘与录用作为企业用工的起点，也是劳动风险最先出现的环节。许多中小企业因忽视这一阶段的合规管理，为日后劳动争议埋下隐患。本文将从实务角度出发，为企业系统梳理招聘与录用环节中的合规风险点及防范策略。

一、录用条件的制定与告知

1. 有无制定合理的录用条件？

风险诊断：不少中小企业未制定明确、合理的录用条件，或仅使用模糊、主观的标准如“工作态度不端正”、“不符合公司要求”等作为录用条件。

不良后果：当员工在试用期被证明不符合录用条件时，企业无法有效举证，导致解除劳动合同行为违法，需支付赔偿金。

法条规定：《劳动合同法》第三十九条规定，劳动者在试用期间被证明不符合录用条件的，用人单位可以解除劳动合同。

SMART原则修复建议：

• 明确性：制定具体、客观、详细的录用条件，如“销售额达到X元”、“客户满意度评分不低于X分”等量化指标。

• 可衡量性：将录用条件量化为可考核的指标，避免使用主观评价用语。

• 可实现性：录用条件应与岗位要求相匹配，在员工能力范围内合理可达。

• 相关性：录用条件必须与工作岗位、职责密切相关。

• 时限性：明确录用条件的考核周期，通常在试用期内完成评估。

2. 有无向劳动者说明录用条件，并要求劳动者签字确认？

风险诊断：即使制定了录用条件，但未向劳动者明确说明或未保留已告知的证据，导致争议发生时无法举证。

不良后果：在劳动争议中，企业无法证明已告知劳动者录用条件，承担举证不能的后果。

法条规定：《劳动合同法》第八条规定，用人单位招用劳动者时，应当如实告知劳动者工作内容、工作条件、工作地点、职业危害、安全生产状况、劳动报酬，以及劳动者要求了解的其他情况。

SMART原则修复建议：

• 明确性：制作书面《录用条件告知书》，详细列明录用条件的具体内容。

• 可衡量性：设计签字确认流程，要求劳动者在入职前签署并留存。

• 可实现性：将录用条件告知作为入职必经程序，简化流程但不减内容。

• 相关性：告知内容应针对不同岗位设计，避免千篇一律。

• 时限性：在用工开始前或同时完成告知义务，最晚不迟于试用期开始。

二、招聘过程的合规管理

1. 招聘广告内容是否真实，是否注意避免设定歧视性条件？

风险诊断：部分企业为吸引求职者，夸大薪酬福利、工作环境，或设置性别、年龄、地域等歧视性招聘条件。

不良后果：虚假宣传可能导致劳动合同无效或引发索赔；设定歧视性条件将面临行政处罚和声誉损失。

法条规定：《就业促进法》第二十六条规定，用人单位招用人员，应当向劳动者提供平等的就业机会和公平的就业条件，不得实施就业歧视。

SMART原则修复建议：

• 明确性：招聘广告中岗位要求应具体、清晰，避免模糊表述。

• 可衡量性：建立招聘广告内容审核清单，确保所有发布信息真实准确。

• 可实现性：对招聘岗位进行客观分析，删除与履行岗位职责无关的条件。

• 相关性：招聘条件应严格与岗位需求相关，排除歧视性内容。

• 时限性：建立招聘广告定期审核机制，每半年更新一次。

2. 劳动者入职前是否进行严格的面试、笔试？是否有规定曾因严重违纪等原因被公司辞退或离职后曾与公司发生仲裁、诉讼等纠纷的员工不得再次录用？

风险诊断：面试、笔试流程不规范，缺乏标准化的评估体系和记录保存。对于曾与公司发生劳动争议的离职员工，缺乏相应的筛选机制。

不良后果：可能招录到不符合岗位要求的员工，增加用工风险；重新录用曾与公司发生劳动争议的员工，可能引发新的纠纷。

法条规定：根据《劳动合同法》，用人单位享有自主用人的权利，可以通过多种途径自主招用人员。

SMART原则修复建议：

• 明确性：制定标准化面试评估表，明确各项能力的权重和评分标准。

• 可衡量性：建立员工历史记录系统，对有劳动争议历史的员工进行标识。

• 可实现性：设计分层授权机制，对不同级别岗位设置不同的面试官级别要求。

• 相关性：笔试面试内容应紧密围绕岗位职责和所需能力。

• 时限性：设定招聘流程的明确时间节点，包括面试、笔试、背景调查的完成时限。

三、入职环节的合规操作

1. 有无在劳动合同中明确或以其他书面形式向劳动者告知劳动报酬、工作岗位、职业病危害等信息？

风险诊断：很多中小企业仅在口头告知或简单约定劳动报酬、工作岗位，未全面履行法定的告知义务，特别是职业病危害告知。

不良后果：未履行告知义务可能导致劳动合同部分内容不明确，在调岗调薪等争议中处于不利地位；未告知职业病危害可能面临行政处罚。

法条规定：《劳动合同法》第八条规定，用人单位应当如实告知劳动者工作内容、工作条件、工作地点、职业危害、安全生产状况、劳动报酬等情况。

SMART原则修复建议：

• 明确性：在劳动合同中明确约定工作岗位、劳动报酬、工作地点等核心条款。

• 可衡量性：制作《告知事项确认书》，列出所有法定告知事项并由员工签字确认。

• 可实现性：对存在职业病危害的岗位，制作专项告知文件并定期更新。

• 相关性：告知内容应针对岗位特点设计，特别是特殊岗位的特殊要求。

• 时限性：在用工之日起一个月内完成所有法定告知义务。

2. 是否在签订劳动合同之前要求劳动者体检？

风险诊断：企业未安排入职前体检，或体检项目不符合岗位要求，特别是对存在职业病危害的岗位。

不良后果：员工入职后发现有潜在疾病或职业病，企业可能承担更多的医疗期和工伤责任。

法条规定：《职业病防治法》第三十四条规定，对从事接触职业病危害作业的劳动者，用人单位应当按规定组织上岗前、在岗期间和离岗时的职业健康检查。

SMART原则修复建议：

• 明确性：制定不同岗位的体检标准，明确必检项目和标准。

• 可衡量性：建立体检结果评估机制，设定明确的合格与不合格标准。

• 可实现性：与合规的医疗机构合作，建立入职体检绿色通道。

• 相关性：体检项目应与岗位风险匹配，避免不必要的检查。

• 时限性：体检应在入职前完成，最晚不迟于用工之日起30天内。

四、劳动合同签订的关键要点

1. 是否在用工之日起一个月内与劳动者签订书面劳动合同？

风险诊断：部分中小企业因管理不规范或HR意识淡薄，未在法定期限内与员工签订书面劳动合同。

不良后果：用工超过一个月未签劳动合同，需支付双倍工资；满一年未签订，视为已订立无固定期限劳动合同。

法条规定：《劳动合同法》第十条规定，已建立劳动关系，未同时订立书面劳动合同的，应当自用工之日起一个月内订立书面劳动合同。

SMART原则修复建议：

• 明确性：制定劳动合同签订流程，明确责任人和时间节点。

• 可衡量性：建立劳动合同签订跟踪表，监控签订进度。

• 可实现性：将劳动合同签订作为入职必经流程，系统自动提醒。

• 相关性：合同内容应符合岗位特点和公司实际情况。

• 时限性：确保在用工之日起30天内完成签订，预留缓冲时间。

2. 是否在劳动合同期满前完成续订工作？

风险诊断：劳动合同期满后未及时续签，但劳动关系继续存续，形成事实劳动关系。

不良后果：事实劳动关系期间超过一个月未续签，同样适用双倍工资罚则；连续订立二次固定期限劳动合同后，劳动者有权要求订立无固定期限劳动合同。

法条规定：《劳动合同法》第十四条规定，连续订立二次固定期限劳动合同，且劳动者没有本法第三十九条和第四十条第一项、第二项规定的情形，续订劳动合同的，应当订立无固定期限劳动合同。

SMART原则修复建议：

• 明确性：建立劳动合同到期预警机制，提前设定续签评估时间点。

• 可衡量性：设定续签流程完成率作为HR绩效考核指标。

• 可实现性：合同续签评估应在到期前45天启动，留出充足时间。

• 相关性：续签决策应结合员工绩效表现和业务发展需求。

• 时限性：确保在劳动合同期满前完成续签或终止手续。

3. 首次签订劳动合同时有无考虑无固定期限劳动合同的签订问题？

风险诊断：企业在首次签订劳动合同时，未充分考虑连续签订次数对后续用工的影响。

不良后果：连续签订两次固定期限劳动合同后，员工要求签订无固定期限劳动合同，企业丧失终止权。

法条规定：《劳动合同法》第十四条规定，连续订立二次固定期限劳动合同，且劳动者没有本法第三十九条和第四十条第一项、第二项规定的情形，劳动者提出或者同意续订、订立劳动合同的，除劳动者提出订立固定期限劳动合同外，应当订立无固定期限劳动合同。

SMART原则修复建议：

• 明确性：制定劳动合同期限策略，明确不同岗位的合同期限标准。

• 可衡量性：建立员工合同期限台账，跟踪记录签订次数。

• 可实现性：对于核心岗位，可考虑直接签订较长年限的合同。

• 相关性：合同期限策略应与人才保留计划相匹配。

• 时限性：在每次续签前评估无固定期限劳动合同签订条件。

五、试用期的合规管理

1. 约定试用期是否符合法律规定？

风险诊断：试用期超过法定标准，或多次约定试用期，或单独签订试用期合同。

不良后果：违法约定的试用期无效，超过部分需以员工试用期满月工资为标准支付赔偿金；单独签订试用期合同的，该期限视为劳动合同期限。

法条规定：《劳动合同法》第十九条规定，劳动合同期限三个月以上不满一年的，试用期不得超过一个月；劳动合同期限一年以上不满三年的，试用期不得超过二个月；三年以上固定期限和无固定期限的劳动合同，试用期不得超过六个月。

SMART原则修复建议：

• 明确性：制定试用期管理规范，明确不同合同期限对应的试用期上限。

• 可衡量性：建立试用期审查机制，确保每份合同约定的试用期合法。

• 可实现性：在劳动合同模板中内置试用期上限提示。

• 相关性：试用期长度应与岗位复杂度和熟悉业务所需时间匹配。

• 时限性：定期（如每半年一次）审查试用期约定的合规性。

2. 试用期满前是否要求劳动者提交工作总结及转正申请？

风险诊断：试用期考核流程缺失或执行不到位，试用期届满后才匆忙评估，或未保留评估记录。

不良后果：试用期结束后，企业无法证明员工不符合录用条件，丧失合法解除劳动合同的权利。

法条规定：《劳动合同法》第三十九条规定，劳动者在试用期间被证明不符合录用条件的，用人单位可以解除劳动合同。

SMART原则修复建议：

• 明确性：制定试用期考核流程，明确考核时间、方法和标准。

• 可衡量性：设计试用期考核表，包含具体量化指标和评价标准。

• 可实现性：在试用期结束前至少一周完成考核流程。

• 相关性：考核内容应与录用条件和岗位职责相匹配。

• 时限性：建立自动提醒机制，在试用期届满前15天启动考核流程。

3. 在合同中是否约定劳动者在试用期“不能胜任工作”的具体情形？

风险诊断：未在劳动合同或配套文件中明确试用期“不能胜任工作”的具体标准，导致认定困难。

不良后果：以“不能胜任工作”为由解除试用期员工劳动合同，因缺乏明确依据而被认定为违法解除。

法条规定：《劳动合同法》第四十条规定，劳动者不能胜任工作，经过培训或者调整工作岗位，仍不能胜任工作的，用人单位提前三十日以书面形式通知劳动者本人或者额外支付劳动者一个月工资后，可以解除劳动合同。

SMART原则修复建议：

• 明确性：在劳动合同或附件中详细列举“不能胜任工作”的具体情形。

• 可衡量性：设定量化考核指标，如通过率、完成率、错误率等。

• 可实现性：考核标准应在员工合理能力范围内可达。

• 相关性：“不能胜任工作”的情形应与岗位核心职责相关。

• 时限性：明确试用期不同阶段的预期表现标准。